Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, fonctionne grâce à la mobilisation de ressources humaines, financières et matérielles. Ces derniers peuvent être de simples consommables de bureau, d’outillages ou de grandes installations industrielles, ou encore des produits à commercialiser. L’enregistrement du flux d’actifs est une démarche obligatoire, suivie à posteriori d’un contrôle rigoureux du stock tout au long de l’année. Au moins une fois tous les ans, une entreprise est également tenue de procéder à une inspection générale des actifs en vue de dresser un bilan. Il s’agit de l’inventaire annuel.
Véritable rite entrepreneurial, cet exercice de recensement permet d’examiner la conformité des informations enregistrées aux réalités sur le terrain. Toutefois, la procédure s’annonce ardue et contraignante. En plus de nécessiter de longues journées de préparation et d’exécution, l’inventaire annuel mobilise une équipe entière chargée d’examiner à la loupe le patrimoine matériel de l’entreprise. Mais si cette procédure est inéluctable, comment réussir votre inventaire annuel en toute sérénité ? Dans les lignes qui suivent, découvrez les dessous d’une gestion d’inventaire efficace.
L’inventaire annuel : une procédure nécessaire à la gestion des ressources
L’inventaire annuel est une procédure par laquelle une entreprise est tenue de dresser un état des lieux de son patrimoine matériel acquis et exploité tout au long de l’année. Bien plus qu’une nécessité économique, il s’agit d’une contrainte découlant des réglementations en vigueur, notamment celles annoncées dans le code de commerce (1).
Selon l’entreprise et sa politique interne, cet exercice peut être réalisé à divers moments de l’année :
- En fin d’année fiscale,
- Chaque mois,
- Chaque trimestre,
- À intervalles réguliers.
Cet exercice s’apparente à un examen de fin d’année chez l’étudiant, durant lequel ses bagages intellectuels sont évalués. Pour une entreprise, l’épreuve consiste à comptabiliser avec précision et de manière ponctuelle les actifs disponibles et à vérifier leur adéquation avec les écritures comptables. Elle permet également d’apprécier la politique de gestion des stocks mise en place durant l’année.
En outre, l’efficacité opérationnelle et le rendement de l’entreprise pourraient être mesurés à travers des indicateurs de performance tels que ceux associés à la gestion du stockage (2). Le bilan à l’issue d’un inventaire annuel peut ainsi servir de boussole aux gestionnaires pour la prise de décisions éclairées en lien avec les mesures correctives à adopter.
Les revers d’une mauvaise gestion d’inventaire
Pour illustrer de manière concrète les failles d’une prise d’inventaire classique, nous allons prendre le cas d’une entreprise pharmaceutique. Pour les besoins de l’étude de cas, nous allons lui donner un nom fictif : Ecopharma.
Une entreprise établie depuis 1981 est spécialisé dans la production de produits pharmaceutiques à base de plantes médicinales issues de l’agriculture biologique. L’établissement emploie une trentaine de personnes et gère plus de 1000 articles, dont des matières premières, des produits finis, des équipements nécessaires à la production et installations diverses. L’entreprise met l’homme au centre des attentions, notamment grâce à la création d’emplois. Cette dernière figure d’ailleurs parmi ses valeurs fondamentales. De ce fait, la marque laisse peu de place à l’automatisation des processus, y compris celle de la prise d’inventaire. Selon les dirigeants, impliquer les employés dans une telle démarche permet la cohésion au sein du groupe, surtout au moment de l’inventaire annuel.
Cependant, cette initiative est une arme à double tranchant. En mobilisant les équipes pendant une semaine par an et durant laquelle l’ensemble des activités est au point mort, l’entreprise enregistre un déficit assez important. À cela s’ajoute l’effet sournois de la mauvaise gestion des stocks tout au long de l’année : accumulation des produits périmés ou hors d’usage, manque d’anticipation sur les besoins de la clientèle, exploitation inefficace des matières premières.
En fin d’année fiscale, c’est la douche froide. À la suite de cette mauvaise expérience, les dirigeants décident de faire évoluer les choses en faisant appel à des solutions d’automatisation de la gestion d’inventaire, dont un logiciel d’inventaire permanent. Celui-ci prend en charge toutes les opérations en rapport avec la gestion du matériel dans une entreprise en réduisant de manière substantielle les erreurs humaines. De plus, les employés peuvent dorénavant se consacrer pleinement aux tâches essentielles.
Réaliser l’inventaire permanent ou l’art de gérer les stocks automatiquement
Le protocole associé à l’inventaire annuel est laborieux, car il exige un comptage physique de l’intégralité des actifs. Imaginez le temps nécessaire à toute une équipe pour recenser des milliers de biens matériels. Les heures allouées à ces tâches chronophages sont amputées du temps précieux nécessaire à la productivité. Et c’est dans le but d’optimiser leurs performances que certaines entreprises décident d’adopter une approche plus proactive en matière de gestion des ressources financières et matérielles. Il s’agit de l’inventaire permanent.
Également connue sous l’appellation d’inventaire perpétuel, cette opération consiste à réaliser le suivi des stocks en temps réel, et ce, tout au long de l’année. Il s’agit d’une stratégie à visée économique et effective. La procédure est relativement simple : chaque entrée et sortie de stock est enregistrée de manière automatique dans une base de données prévue à cet effet, notamment un logiciel d’inventaire avec scan de code-barres. Ensuite, la mise à jour des informations se fait au fur et à mesure des mouvements des équipements ou des marchandises.
Outre l’automatisation intégrale de la gestion des stocks, l’inventaire permanent présente également des avantages en matière de :
- Minimisation des coûts liés à la main d’œuvre et aux temps d’interruption,
- Réduction des dépenses inutiles consécutives à des pertes matérielles ou à une mauvaise évaluation des besoins,
- Suivi en temps réel de la gestion opérationnelle des stocks en vue d’anticiper les surplus ou les ruptures.
L’inventaire permanent est généralement recommandé pour les entreprises qui disposent de stocks facilement changeants ou périssables afin de réaliser un suivi rapproché des articles hors d’usage. Néanmoins, ce système trouve également son utilité dans une multitude de secteurs d’activités car l’objectif reste commun : améliorer la productivité grâce à une gestion efficace des actifs.
Optimisez votre prise d’inventaire avec le scan de code-barres
Au vu du caractère inévitable de la prise d’inventaire du point de vue légal et économique, autant investir dans un outil qui permettra de réaliser cette procédure dans les meilleures conditions. Comment ? En se faisant aider par une application de gestion d’inventaire. Pionnier dans le domaine, Timly vous offre tout un registre de possibilités pour mener à bien vos opérations de Stocktaking (prise d’inventaire en français). Bien plus qu’un simple système de gestion de stock, il s’agit d’un logiciel d’inventaire permanent qui vous aide à effectuer une mise à jour en temps réel de chaque transaction.
Contrairement au système d’inventorisation traditionnel qui requiert un comptage manuel rigoureux, la prise en main de ce logiciel d’inventaire est facile et accessible à tous. À cet effet, chaque actif est doté d’un système de code barres ou de QR code qu’il suffit de scanner à partir d’une application mobile disponible sur votre tablette ou Smartphone. De cette manière, tous les employés peuvent participer activement à la prise d’inventaire. Cette approche s’applique aussi bien à la gestion du stock qu’au suivi des matériels confiés aux employés. En un simple geste, ces derniers peuvent enregistrer par eux-mêmes les matériels qu’ils utilisent, par exemple en télétravail, ou signaler un équipement endommagé. Les renseignements recueillis sont stockés directement sur le cloud et consultables à tout moment par les entités concernées sur une interface fluide.
Conclusion : en quoi un logiciel d’inventaire permanent allège-t-il les travaux d’inventaire annuel ?
Tel un voyage dans le temps, l’inventaire annuel consiste à faire une rétrospective des mouvements et de la mise en valeur des actifs physiques et immatériels de l’entreprise durant l’année. La tâche s’annonce fastidieuse, car une telle procédure grignote sur les heures de travail du personnel et influe sur la continuité des opérations. Pourtant, la solution n’est pas bien loin. Un logiciel de suivi des stocks muni d’un lecteur de code barres revêt une importance capitale dans le processus de gestion de stock. Ici, nous avons pris l’exemple de Timly, leader du marché des fournisseurs de services SasS. Ce logiciel d’inventaire permanent apporte des solutions complètes de gestion des actifs en vous permettant une prise d’inventaire facile et instantanée. Grâce à l’intégration d’un système de scan code barres, l’inventaire annuel devient donc nettement moins contraignant. Mieux encore : au lieu d’effectuer des inventaires ponctuels, vous avez la possibilité de les réaliser tout au long de l’année en un simple geste. Résultat des courses : gain de temps précieux, moins de matériels égarés et anticipation des besoins.
Pour aller plus loin, sachez que Timly est bien plus qu’un simple outil qui révolutionne vos procédures d’inventaire annuel. Il s’agit d’un véritable couteau suisse numérique qui vous permet d’avoir une vue d’ensemble à 360 degrés de vos actifs, des contrats avec les partenaires, et de la documentation de vos employés. Tous ces services sont offerts par une solution de gestion intelligente, avec à la clé un ROI avoisinant les 500 %.
Source :
(1) Code de commerce, Sous-section 1 : Des obligations comptables applicables à tous les commerçants. – Légifrance
(2) KPI : indicateurs de performance dans le stockage – Logistique Conseil
