Les ressources matérielles sont le moteur qui font tourner le mécanisme organisationnel, si bien que la gestion de ces dernières constitue une réelle préoccupation pour les dirigeants. Au regard de l’investissement financier qui a été alloué dans l’achat de ces biens, les erreurs de gérance n’ont aucune place dans l’équation. Mais en dépit de tous les efforts engagés, les écueils subsistent sans l’intervention d’un logiciel de gestion de matériel.
Dans les lignes à suivre, vous allez prendre connaissance de toutes les opportunités qui s’offrent à vous grâce à l’automatisation des tâches relatives à la gestion du matériel. Et dans la foulée, découvrez comment booster votre ROI grâce à une solution logicielle tout-en-un.
La gestion du parc matériel comme levier de performance
Une entreprise, qu’elle soit une PME, une ETI ou une multinationale, fonctionne grâce à la coordination de différentes actions et ressources, dont des moyens physiques. Selon le domaine d’expertise, il peut s’agir de diverses fournitures, d’outillages, de matériels informatiques et d’autres équipements.
Quoi qu’il en soit, pour atteindre les objectifs organisationnels, les gestionnaires des actifs sont tenus d’élaborer un schéma stratégique efficace pour la gestion du parc matériel. Cette dernière constitue un levier de performance, notamment à travers le suivi des ressources tangibles tout au long de leur cycle de vie et l’exploitation de leur plein potentiel. Un logiciel de gestion de matériel est l’ultime solution pour faire face à tous ces enjeux grâce à l’automatisation des processus.
Gestion des dépenses
Une efficacité au niveau de la gestion du parc matériel se traduit par la rationalisation des coûts et à l’attention portée aux biens physiques en vue d’allonger leur durée de vie. De manière concrète, il s’agit de réduire autant que possible les dépenses et de rentabiliser au maximum les investissements à travers une exploitation intelligente des ressources et un plan de maintenance préventive.
Amélioration de la productivité
La performance d’une entreprise peut être mesurée par sa capacité à répondre promptement aux exigences de ses clients et de ses partenaires. À l’aide d’un logiciel de gestion de matériel, il est plus facile d’atteindre ce niveau de satisfaction et bien plus encore en assurant la fluidité des opérations et une meilleure anticipation des besoins.
Sécurité et durabilité environnementale
La gestion du matériel doit prendre en considération la dimension humaine. L’entreprise est tenue de garantir le bien-être et la sécurité de ses employés et visiteurs en écartant les risques d’accidents. De plus, avec la transition écologique, l’attention est davantage portée sur les causes environnementales. L’usage de matériels peu énergivores, le recours au recyclage et la réduction des déchets permet à une entreprise de s’engager dans des pratiques plus économiques et éco-responsables.
Mauvaise gestion du matériel : Les conséquences
Avant l’introduction des aides informatiques telles qu’un logiciel de gestion de matériel, les entreprises se heurtent à divers problématiques en lien aux méthodes de gestion traditionnelle des ressources. Il est évident que les feuilles de calcul de type Excel ont fait leurs preuves durant un certain nombre d’années. Pourtant, il a également été établi que ces méthodes présentent des failles qui pouvaient être préjudiciables pour l’entreprise. Les conséquences s’étendent comme une tache d’huile, atteignant plusieurs dimensions de l’organisation : opérationnelle, financière, réputationnelle.
Erreur d’appréciation des stocks
La prise d’inventaire classique est sujette à de nombreuses erreurs humaines, car elle consiste au comptage manuel des éléments avant de consigner les informations recueillies sur plusieurs bases de données différentes. Et étant donné que l’exercice peut parfois s’étaler sur plusieurs jours, la fatigue et la lassitude peuvent gagner les équipes, si bien que la fiabilité des résultats qui en découlent est fortement discutable. Par conséquent, sans le recours à un logiciel de gestion d’inventaire, l’entreprise peut se heurter aux conséquences d’une mauvaise évaluation des besoins réels en matière d’approvisionnement.
Pertes ou vol de matériels
Bien que la sécurité des matériels soit au cœur des préoccupations, certaines mesures de contrôle mises en place pour suivre le mouvement des actifs restent insuffisantes. Conséquence : on assiste fréquemment à la disparition inexpliquée des matériels qui sont souvent de grande valeur. Que ces incidents soient issus de circonstances volontaires ou non, les effets sont les mêmes : pertes économiques suite à leur remplacement, baisse de productivité, sentiment d’insécurité, …
Temps d’arrêt dus aux pannes imprévues
La gestion matérielle implique également que les instruments de travail soient disponibles à tout moment afin d’assurer la continuité des processus de production. Sachant que le moindre imprévu technique pourrait compromettre la fluidité de ces derniers, un logiciel de gestion de matériel serait d’un grand secours pour anticiper le moindre dysfonctionnement via l’élaboration d’un programme de maintenance préventive.
Un logiciel de gestion d’inventaire pour redresser la pente
L’automatisation du suivi des matériels par le biais d’un logiciel de gestion d’inventaire permet d’écarter tout risque d’erreur à travers la numérisation des données concernant chaque actif tangible.
Les principaux caractéristiques
Un logiciel de gestion d’inventaire est une solution informatique qui épaule les entreprises dans cette mission délicate qu’est la gestion des ressources matérielles. Il offre une panoplie de fonctionnalités riches et variées qui aident à suivre l’évolution de chaque actif, de son acquisition à sa fin de vie. L’outil embarque des technologies d’identification dernier cri capables d’enregistrer et de mettre à jour les informations sur un article via un scan code-barres, QR code ou RFID. À partir d’un tableau de bord central, les informations peuvent être consultées en temps réel ; à savoir :
- La localisation du matériel,
- Le nombre de versions disponibles en stock,
- Ses caractéristiques techniques,
- Leur état de vie,
- Le calendrier de maintenance,
- L’employé auquel un matériel a été assigné.
En complément, vous pouvez détourner les risques de vols grâce à une application de gestion de matériel qui permet d’envoyer des notifications à chaque situation suspecte ou inhabituelle.
Les avantages
Un logiciel de gestion de matériel vous ouvre les portes de la réussite en allégeant considérablement la charge de travail. Lorsque les tâches les plus chronophages sont automatisées, il devient plus facile pour chaque collaborateur de se concentrer sur des aspects plus importants de l’entreprise. En complément du gain de temps, ces plateformes de gestion des ressources apportent d’autres avantages substantiels qui vous permettent de :
- Faire des économies grâce à une maîtrise des coûts,
- Augmenter la productivité à travers une meilleure compréhension des besoins,
- Écarter les risques de perte et de vol de matériels,
- Anticiper les dysfonctionnements et planifier les maintenances,
- Assigner consciencieusement les matériels auprès des employés.
Conclusion : Comment un logiciel de gestion de matériel vous permet-il de gagner en efficacité ?
Après avoir pesé le pour et le contre des différentes méthodes de gestion du matériel, jaugé les failles des approches traditionnelles et découvert l’avantage des solutions numériques, il est évident que la technologie logicielle émerge comme la meilleure alternative. Pour autant, il faut éviter de faire les choses à moitié. Plutôt que de choisir un logiciel de gestion de matériel classique, pourquoi ne pas opter pour une option tout-en-un ?
Certains outils à visée holistique tels que Timly assument à la fois la fonction de logiciel informatique et d’application de gestion d’inventaire. Cette solution basée sur le Cloud occupe en effet tous les fronts : de la gestion de stock à la géolocalisation par GPS, en passant par la gestion de la maintenance et l’attribution des matériels aux employés, la boucle est bouclée.
Pour faciliter le suivi des actifs répartis dans plusieurs sites ou des localisations géographiques différents, une application d’inventaire aide également à déléguer certaines tâches tout en encourageant les collaborateurs à s’engager dans une gestion participative. C’est principalement le cas des employés qui exercent en télétravail. Ces derniers peuvent enregistrer eux-mêmes les équipements qui leur sont assignés en un seul geste et à partir de leur smartphone. Ils peuvent même signaler des dommages ou d’autres incidents.
Autant de possibilités offertes par une solution SaaS intuitive et qui vous récompense d’un ROI plus qu’intéressant.
